La clásica, estamos hace 20 minutos concentrado escribiendo y de repente suena una notificación de Facebook y no podemos aguantar las ganas de ver que es. Y ya que estamos también le pegamos una ojeada al muro donde encontramos un video gracioso, lo pasamos al grupo de Whatsapp y cuando nos damos cuenta ya ni nos acordamos de que estábamos escribiendo.
Les parece familiar? Es un problema que enfrentamos muchos, ya sea trabajando desde casa o en la oficina (donde las distracciones son aun mayores). Con la cantidad de estímulos y fuentes de información que tenemos todo el tiempo cada vez es mas difícil concentrarse, y estas distracciones nos terminan saliendo caro.
Hace unos años el diario New York Times, hizo un experimento junto a una universidad donde demostró que las distracciones afectan al rendimiento general y causan una baja en la calidad del trabajo que hacemos. En este experimento los participantes eran enfrentados a una simple prueba de comprensión de lectura, los participantes que no recibían interrupciones resultaron un 20% mas efectivos.
De todas formas no hacen falta experimentos de laboratorio para saber que si bien las computadoras resultan una maravillosa herramienta para trabajar, también son una gran fuente de distracciones. Es por esto que tratare de dejar algunos consejos para evitarlas.
1er Consejo: Desactivar las notificaciones
Hay que dejar algo en claro: si no nos enteramos de todos los mensajes del grupo de WhatsApp o el ultimo like que nos dieron en una foto de Instagram en el preciso instante en que ocurre… no pasa nada!. No es el fin del mundo. Por ello el primer paso consiste en desactivar todas las notificaciones que no sean realmente importantes en el celular. Incluso si todos los mensajes del grupo fueran importantes, si están constantemente siendo una distracción, desactivalos momentáneamente.
Lo mismo debemos hacer con las notificaciones en la PC. Una herramienta interesante de Windows 10 es el centro de actividades desde donde podremos desactivar con un solo clic todas las notificaciones (en la MAC lo hacemos desde las preferencias del sistema).
Y por supuesto lo mismo habrá que hacer en los exploradores (tanto Chrome como Firefox permiten esto desde sus opciones).
2do Consejo: Olvidate de los correos
Lo ya detallado en el punto uno podemos aplicarla a los emails. En la actualidad toda acción en internet tiende a generarnos un aviso por correo o notificación, estamos en una «era de la inmediatez» lo que nos acostumbra a que todo debe responderse ya, pero si esto tiene un peso en nuestro trabajo debemos entender que no pasara absolutamente nada si no respondemos los correos inmediatamente y lo hacemos en un par de horas.
El estar constantemente pendiente de la llegada de nuevos correos, sea en el navegador al tener el gmail abierto, o en el celular, es una fuente constante de distracciones y pausas, lo que resultan en una baja directa de la productividad.
Si cambiamos nuestra metodología por consultas y respuestas en periodos puntuales del día, podremos concentrarnos mejor en nuestro trabajo.
3er Consejo: Armar una lista de pendientes
Algo normal cuando estamos con muchas cosas en la cabeza, es olvidar las cosas que teniamos por hacer, a su vez intentar todo el tiempo de que no se nos pasa nada, nos quita energia para realizar las tareas.
Aqui es donde entran las aplicaciones de tareas (o To Do lists), por ejemplo asana, wunderlist, google keep, etc. Pero ojo, no debemos perdernos el dia haciendo listas sin fin, hay que priorizar las tareas reales, y ser lo mas concreto posible.
Podemos organizar nuestra lista en tareas que «tenemos que hacer» (cosas prioritarias), «cosas que deberiamos hacer» (tareas a largo plazo), y «cosas que queremos hacer».
4to Consejo: Basta de aplazar tareas
Debemos evitar la procrastinacion, suena a algo serio, pero quiere decir algo sencillo: tenemos que dejar de distraernos por cualquier cosa y de perder el tiempo en vez de hacer las tareas que tenemos pendientes y concentrarnos en el trabajo. A veces esto resulta realmente difícil, mas que nada cuando estamos cansados y venimos trabajando en lo mismo por un buen rato.
Lo mejor que podemos hacer en estos casos es concentrarnos al máximo en los momentos de trabajo, pero implementar algunas pausas, que permitan que nuestra cabeza descanse y por ende cuando el próximo momento de trabajo llegue estemos mas frescos.
Podemos implementar esto siguiendo la técnica del «pomodoro», que consiste en estar 25 minutos trabajando de manera intensiva en la tarea, y luego tomarnos una pausa de 5 minutos. Cada 4 pausas tomaremos una mas larga por ejemplo de 15 minutos.
5to Consejo: No al multitasking
Aunque siempre trataron de imponernos que el multitasking (o multitarea) era una manera de conseguir mas en menos tiempo, muchos estudios han demostrado que lo único que conseguimos al hacer muchas tareas a la vez es ser menos eficientes, distraernos mas, y terminar no haciendo bien ninguna.
Por ello lo que destaco en el tercer consejo, utiliza una lista de pendientes, ordenala por importancia y después simplemente dedícate a ir haciendo tarea por tarea.